AIに書かせたメールのトーンがいつもおかしいのは、モデルに礼儀がないからではなく、情報が足りていないからであることが多いです。同じ一文でも、上司・顧客・同僚宛てではトーンはまったく違うはずです。まず4つの情報を補ってから書かせましょう。
書く前にこの4つを伝える
第一に宛先は誰か、第二にどのような関係か、第三にどんな場面か、第四にどんな結果がほしいかです。つなげるとこうなります。「取引先の責任者宛てで、初めての協業、進捗確認の場面で、今週中に返信してほしいが、圧力をかけているように見せたくない」。この一文があれば、トーンは一気に整います。
3つの場面を比べる
上司への報告は、結論を先に、次に進捗、最後に支援が必要な点を述べ、前置きを長くしないことです。顧客への入金・進捗確認は、まず相手を認め、次に事実と時期、最後に明確な次のステップを示し、非難する口調を避けます。同僚への手伝いの依頼は、どこで詰まっているか、何を手伝ってほしいか、相手の時間をどれだけ使うかを明確にすると、返信が早くなります。
最後のチェックは必ず人が行う
正式なメールを送る前に、自分で通読し、宛名、時間の約束、語調の言葉に注目してください。AIは「できるだけ早く」を最後通牒のように書いたり、丁寧な言い回しを過剰にしたりしがちです。トーンがおかしいときは「もっとフォーマルに」とだけ言わず、「この文を依頼の口調に変えて」「この社交辞令を削って」と直接伝えると、修正が的確になります。
