AI가 써 준 메일 어조가 자꾸 어색한 것은 모델이 예의를 모르기 때문이 아니라 정보가 부족하기 때문인 경우가 많습니다. 같은 문장도 상사나 고객, 동료에게는 어조가 완전히 달라야 합니다. 네 가지 정보를 먼저 보충한 뒤 쓰게 하세요.
쓰기 전에 이 네 가지를 알려주기
첫째, 받는 사람이 누구인지, 둘째, 어떤 관계인지, 셋째, 어떤 상황인지, 넷째, 어떤 결과를 원하는지입니다. 합치면 이렇게 됩니다. '협력사 책임자에게 보내는 것으로, 첫 협력이고, 진행 상황을 독촉하는 상황이며, 이번 주 안에 답장을 받고 싶지만 압박하는 것처럼 보이고 싶지 않다.' 이 문장 하나면 어조가 바로 잡힙니다.
세 가지 상황을 비교해 보기
상사에게 보고할 때는 결론을 먼저 말하고 다음으로 진행 상황, 마지막으로 지원이 필요한 부분을 말하며 서론을 길게 끌지 마세요. 고객에게 대금이나 진행 상황을 독촉할 때는 먼저 상대방을 인정하고 사실과 시점을 말한 뒤 명확한 다음 단계를 제시하며 비난하는 어조를 피하세요. 동료에게 도움을 요청할 때는 어디에서 막혔는지, 어떤 도움을 원하는지, 상대방 시간을 얼마나 쓰는지 분명히 말하면 답장이 빨라집니다.
마지막 관문은 반드시 사람이
공식 메일을 보내기 전에 직접 통독하며 호칭과 시간 약속, 어조 표현에 주목하세요. AI는 '가급적 빨리'를 최후통첩처럼 쓰거나 격식 표현을 과하게 쓰기 쉽습니다. 어조가 어색할 때는 '좀 더 공식적으로'라고만 하지 말고 '이 문장을 요청 어조로 바꿔 줘'나 '이 격식 표현을 빼 줘'라고 직접 말해야 수정이 정확해집니다.
