Quand les e-mails rédigés par l'IA sonnent toujours faux, ce n'est généralement pas que le modèle manque de politesse : vous ne lui avez pas donné assez d'informations. La même phrase doit sonner tout à fait différemment selon qu'elle s'adresse à un supérieur, à un client ou à un collègue. Fournissez d'abord quatre informations, puis laissez-le écrire.
Donnez ces quatre éléments avant d'écrire
Premièrement, qui est le destinataire ; deuxièmement, votre relation ; troisièmement, l'occasion ; quatrièmement, le résultat souhaité. Réunis, ils donnent une phrase : « Écrire au chef de projet du partenaire, première collaboration, occasion : relancer l'avancement, je souhaite une réponse cette semaine sans paraître pressant. » Avec cette phrase, le ton se met en place d'un coup.
Trois occasions comparées
Rapport au supérieur : la conclusion d'abord, puis l'avancement, puis les points où un soutien est nécessaire, sans longue introduction. Relance d'un client pour un paiement ou un avancement : reconnaître d'abord l'interlocuteur, puis les faits et les délais, puis une prochaine étape claire, en évitant tout ton accusateur. Demande d'aide à un collègue : préciser où l'on bloque, ce dont on a besoin et combien de temps cela prendra à l'autre, les réponses arrivent alors plus vite.
Le dernier contrôle doit être humain
Avant d'envoyer un e-mail formel, relisez-le vous-même en prêtant attention à la formule d'appel, aux engagements de délai et aux mots de ton : l'IA a tendance à faire sonner « dès que possible » comme un ultimatum et à rendre les formules de politesse trop appuyées. Quand le ton est faux, ne dites pas seulement « rendez cela plus formel », dites directement « reformulez cette phrase comme une demande » ou « supprimez cette formule de politesse », la correction sera alors précise.
