プロジェクト振り返りプロンプトが解くのは、振り返り稿でいちばん書きにくい部分です。プロジェクトは終わったのに、経過記録はチャット、文書、会議に散らばっていて、いざ文章にすると成果の羅列か、責任のなすり合いのような時系列メモになってしまいます。以下のプロンプトは目標、実際の結果、経過記録を先に渡し、差異、根本原因、改善策の三層に分けて書かせるので、コピーして変数を埋めるだけで、そのまま振り返り会議に持ち込める稿が手に入ります。
難しいのは要約ではなく、差異を言語化すること
振り返りと要約の違いは一つだけです。要約は何をしたかを書き、振り返りは目標と結果がどこでずれ、なぜずれ、次に何を変えるかまで書きます。だから材料には目標と実際の結果という二つの軸が要ります。経過記録だけでは並べ替えにしかならず、結果だけでは根本原因が推測になります。原因追及も改善も要らない通常の進捗報告なら、週報の書き方で十分で、振り返りの型は要りません。
そのままコピーできるプロンプト
あなたはプロジェクトの振り返り会議を何度も進行してきたファシリテーターです。以下の情報をもとに、このプロジェクトをそのまま振り返り会議に持ち込める稿にまとめてください。
プロジェクトの目標と実際の結果：{{目標と結果}}
経過記録：{{経過記録}}
振り返りの用途：{{用途}}
改善策の数：{{改善策の数}}
出力の条件：
1. 最初に目標と実際の結果の対照を出し、項目ごとに当初の目標、実際の結果、差異を書くこと。差異は書ける所は数字で書き、記録にない数字は補わないこと。
2. 次に問題を根本原因で、計画の立て方、連携の取り方、リソース、外部の変化の四つに分類すること。各問題には経過記録のどの出来事に当たるかを示し、記録で確認できない原因は作らないこと。情報が足りない所は情報不足と明記し、何が足りないか書くこと。
3. うまくいった点は独立した段落にし、記録で裏づけられ、次も続ける価値のあるやり方だけを残すこと。各項目に当時どうしたか、どんな結果が出たかを書くこと。
4. 最後に改善策の表を付け、列は「何を変えるか」「どの役割が担うか」「いつ確認するか」「何をもって直ったと判断するか」とすること。改善策の数は指定した数にし、数を埋めるための追加はしないこと。「連携を強める」「注意を高める」のような確認できない文句は書かないこと。
5. 全体を通して事柄について書き、人への非難や責任追及の言い方は使わないこと。記録の中で証言が食い違う所は両方の言い分を並べ、要確認と付けること。
まず対照を出力し、次に問題の分類、うまくいった点、改善策の表を出力すること。前置きの長い説明は書かないこと。四つの変数の埋め方
- {{目標と結果}}：目標と結果は対にして書きます。たとえば当初は9月末リリース予定が実際は10月12日、目標の転換率3%に対して公開後2週間で2.1%、のように書きます。「プロジェクトは無事完了」とだけ書くと、AIには拆くべき差異がありません。
- {{経過記録}}：手元の材料を時系列に貼るだけで構いません。チャットで決めた要点、遅れたときの連絡、会議の結論などが使えます。多少乱れていてもよいですが、後からの評価を元の記録に混ぜないこと。評価は振り返りの場でするものです。
- {{用途}}：この稿を誰が読み、その場で何を決めるのかを書きます。たとえばチーム内の会議用で、次バージョンの改善策を三つ決める、などです。管理層向けの版なら、差異と改善計画だけを報告し、内部の対立の詳細は書かないと変数に明記します。
- {{改善策の数}}：3から5の小さい数字を指定します。振り返りで最も多い失敗は、問題を見落とすことではなく、改善策を二十個並べて一つも定着しないことです。数を絞ることで優先順位が付きます。
稿を受け取ったら、まず三か所を確認する
一か所目は数字です。対照表の数字はすべて経過記録か結果データに戻れる必要があります。AIが概数を正確な値に書き換えたり、計画の数字を実際の結果に写したりするのはよくある誤りで、見つけたら記録の数字に戻します。二か所目は根本原因の深さです。「遅れた」「連携が悪かった」は現象であって原因ではありません。なぜ遅れたかに答えられること、たとえば要件の凍結が予定より2週間遅れた、検証環境がそろったのが公開の3日前だった、といった書き方が合格です。三か所目は改善策が確認可能かどうかです。各項目に確認時期と判断基準の両方が要り、どちらか欠けたらAIに戻して補わせてから確定します。振り返り会議を対面で開いた場合は、後で会議メモプロンプトを使えば、会議で決まった改善策と担当者をアクションリストに整理できます。
稿がずれたら、この三つの追加指示で戻す
- 成果ばかりで問題が薄いとき：経過記録で裏づけられる成果だけを残し、問題の部分を根本原因ごとに書き直し、裏づけのない成果は消すよう指示します。
- 根本原因が現象で止まっているとき：最初の問題について「なぜ」を三回重ね、各段階を経過記録の具体的な出来事や日付に落とし、落とせない所は情報不足と書くよう指示します。
- 改善策が標語ばかりのとき：各改善策を具体的な行動に書き直し、担う役割、確認時期、判断基準を付け、書き直せないものは数を埋めずに消すよう指示します。
