Un prompt de rétrospective de projet règle la partie la plus difficile d'un bilan : le projet est terminé, les traces sont éparpillées entre discussions, documents et réunions, et quand on s'assied pour l'écrire, on obtient soit une liste de réussites, soit une chronique où chacun renvoie la faute. Le prompt ci-dessous donne d'abord à l'AI les objectifs, les résultats réels et le journal de bord, puis lui fait découper le texte en écarts, causes profondes et corrections, de sorte qu'il suffit de le copier, de remplir les variables et d'obtenir un brouillon directement utilisable en réunion de rétrospective.
Le difficile n'est pas le résumé, c'est de nommer l'écart
Une rétrospective ne diffère d'un résumé que sur un point : le résumé dit ce qui a été fait, la rétrospective doit dire où le résultat est resté en dessous de l'objectif, pourquoi, et ce qui changera la prochaine fois. C'est pour cela que le matériau donné à l'AI a besoin de deux ancres, l'objectif et le résultat réel. Avec un journal mais sans objectif, l'AI ne peut que réordonner le journal ; avec des résultats mais sans journal, les causes deviennent des suppositions. S'il s'agit d'un simple rapport d'avancement, sans causes à chercher ni corrections à décider, un format de rapport hebdomadaire suffit et la structure de rétrospective est inutile.
Le prompt, prêt à copier
Vous êtes un animateur qui a mené de nombreuses rétrospectives de projet. À partir des informations ci-dessous, transformez ce projet en un brouillon de rétrospective que je peux emporter tel quel en réunion.
Objectifs du projet et résultats réels : {{objectifs et résultats}}
Journal de bord : {{journal de bord}}
Usage de la rétrospective : {{usage}}
Nombre de corrections : {{nombre de corrections}}
Consignes de sortie :
1. Commencez par une comparaison objectif contre résultat : pour chaque point, écrivez l'objectif de départ, le résultat réel et l'écart. Chiffrez les écarts quand c'est possible et n'inventez aucun chiffre absent du journal.
2. Regroupez ensuite les problèmes par cause profonde en quatre familles : planification, collaboration, moyens, changements extérieurs. Chaque problème doit renvoyer à l'événement du journal dont il vient. N'inventez pas de causes introuvables dans le journal ; quand une information manque, marquez-la comme information insuffisante et dites précisément ce qui manque.
3. Réservez une partie à ce qui a bien marché : ne gardez que les pratiques étayées par le journal et qui valent d'être refaites, en écrivant pour chacune ce qui a été fait à l'époque et le résultat obtenu.
4. Terminez par un tableau de corrections avec ces colonnes : ce qui va changer, quel rôle en est responsable, quand ce sera vérifié, et quel critère montrera que c'est corrigé. Respectez le nombre de corrections que j'ai indiqué, ne gonflez pas la liste et n'écrivez pas de formules invérifiables comme améliorer la communication ou être plus vigilant.
5. Gardez tout le brouillon sur le travail, pas sur les personnes : aucun langage de mise en cause nominative. Quand le journal contient des versions contradictoires, listez les deux versions et marquez-les comme à confirmer.
Donnez d'abord la comparaison, puis les groupes de problèmes, ce qui a bien marché et le tableau de corrections, sans longue introduction avant.Comment remplir les quatre variables
- {{objectifs et résultats}} : écrivez objectifs et résultats par paires. Par exemple : lancement prévu fin septembre, lancement réel le 12 octobre ; taux de conversion visé 3 %, taux réel après deux semaines 2,1 %. Si vous écrivez seulement que le projet s'est bien terminé, l'AI n'a aucun écart à travailler.
- {{journal de bord}} : collez ce que vous avez, dans l'ordre chronologique : jalons clés décidés en discussion, message envoyé quand ça a glissé, conclusions de réunions. Un journal désordonné convient, mais ne mélangez pas les jugements a posteriori dans la trace brute ; les jugements appartiennent à la rétrospective elle-même.
- {{usage}} : dites qui lira le brouillon et ce qui doit être décidé avec. Par exemple : pour une réunion d'équipe interne qui doit arrêter trois corrections pour la version suivante. Pour une version destinée à la direction, notez dans cette variable que seuls les écarts et le plan de correction sont rapportés, sans les détails des désaccords internes.
- {{nombre de corrections}} : donnez un petit nombre, en général 3 à 5. L'échec le plus courant d'une rétrospective n'est pas de manquer des problèmes, c'est de lister vingt corrections et de n'en appliquer aucune. Un plafond serré force à choisir des priorités.
Une fois le brouillon reçu, vérifiez ces trois points
D'abord les chiffres : chaque nombre de la comparaison doit pouvoir se retrouver dans le journal ou dans les données de résultat. L'AI qui transforme une estimation en valeur exacte, ou qui recopie un chiffre prévu dans les résultats réels, sont des erreurs courantes ; corrigez-les d'après le journal. Ensuite la profondeur des causes : ça a glissé et la communication était mauvaise sont des symptômes, pas des causes. Une cause exploitable répond au pourquoi du glissement, par exemple des exigences gelées deux semaines plus tard que prévu, ou un environnement de test prêt seulement trois jours avant le lancement. Enfin, si chaque correction est vérifiable : chacune a besoin d'une date de vérification et d'un critère de réussite ; s'il en manque un, renvoyez-la et faites-la compléter par l'AI avant de figer le texte. Si la rétrospective se tient en présence, vous pouvez ensuite utiliser le prompt de compte rendu de réunion pour transformer les corrections convenues et leurs responsables en liste d'actions.
Quand le brouillon dérive, ramenez-le avec ces relances
- Il n'y a que des réussites et les problèmes sont survolés : demandez de ne garder que les réussites étayées par le journal, de développer la partie problèmes par cause profonde et de supprimer les réussites non étayées.
- Les causes restent au niveau des symptômes : demandez de demander pourquoi trois fois sur le premier problème, chaque niveau devant atterrir sur un événement ou une date concrets du journal, et de marquer information insuffisante tout ce qui ne peut pas s'y ancrer.
- Les corrections ne sont que des slogans : demandez de réécrire chaque correction en action concrète avec un rôle responsable, une date de vérification et un critère de réussite, et de supprimer celles qui ne peuvent pas être réécrites au lieu de gonfler le nombre.
