英語メール用プロンプトが解決するのは、とても具体的な困りごとです。言いたいことは頭の中でまとまっていて、要点もきちんと箇条書きできているのに、いざ英語で書こうとすると最初の一文で止まるか、直訳調で文法的には正しくても読み手に違和感を与える文になってしまう。以下のプロンプトを任意のAIチャットにコピーし、6つの変数を埋めて要点を貼り付ければ、件名候補付きの、そのまま送れる英文ビジネスメールが返ってきます。
このプロンプトを使う場面
- 海外の顧客、同僚、取引先へフォロー、確認、催促、会議調整のメールを書くとき、手元には自国語の要点しかない。
- 翻訳ツールで一文ずつ訳しても人が書いた文にならず、ビジネスの慣習に沿った成稿を一度で得たい。
- 週次の進捗連絡のように同じ種類のメールを繰り返し書いていて、要点だけ差し替えて文章作りは任せたい。
通常の翻訳との違いは、言語だけでなく構成と距離感も管理する点です。件名の書き方、本文の段落数、締めで次の一手をどう示すかまで、ルールで固定しています。
そのままコピーできるプロンプト
# 役割
あなたは英文ビジネスメール歴10年のライティングコーチで、欧米のビジネスパーソンが実際に使う表現と距離感に精通しています。
# 今回のメール
宛先：{{宛先}}
宛先との関係：{{関係}}
メールの目的：{{目的}}
希望するトーン：{{トーン}}
返信・対応の期限：{{期限}}
# 私の要点
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{{要点}}
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# 執筆ルール
1. 件名の候補を2つ出すこと。1つは用件を端的に、もう1つは日付または行動を含めること。
2. 本文は3段落以内、英語で150語以内に収めること。第1段落で用件を一文で述べ、第2段落で要点を展開し、第3段落で相手に何をいつまでにしてほしいかを明記すること。
3. 母語の言い回しを直訳せず、過剰な敬語や決まり文句を使わず、I hope this email finds you well のような空疎な書き出しは避けること。
4. 日付、金額、数量、人名、製品名は要点の表記をそのまま写すこと。要点にない情報は創作せず、必須情報が欠けていればメール後に「確認事項」として列挙すること。
5. 要点が多い場合は貼り付け順ではなく重要度順に並べ替えること。
6. 署名は Best regards と名前のプレースホルダのみとし、役職や会社名を創作しないこと。
# 出力形式
件名候補、メール本文、確認事項の順に出力すること。6つの変数に何を入れるか
| 変数 | 入れる内容 | 例 |
|---|---|---|
| {{宛先}} | 相手の名前またはチーム | Sarah / 調達チーム |
| {{関係}} | 相手との関係 | 半年付き合いのある顧客 / 直属の上司 / 初めて連絡するサプライヤー |
| {{目的}} | このメールで達成したいこと（一文） | 来週火曜の納期を確認する / 見積もりの承認を催促する |
| {{トーン}} | 形式の度合い | 正式で丁寧 / 簡潔で直接的 / 柔らかい催促 |
| {{期限}} | 返信や対応がほしい時期 | 今週金曜まで / 明日中 |
| {{要点}} | 伝えたい事実をすべて箇条書きで | 納期が2日遅れる。新サンプルは発送済みで追跡番号は添付のとおり |
使いこなすための5つのコツ
- 要点には事実だけを書き、感情は書かない：「対応が遅い」ではなく「期限を3日過ぎても返信がない」と書けば、催促が失礼にならずに伝わります。
- 催促ではトーン変数だけを変える：{{トーン}}を柔らかい催促から簡潔で直接的に変え、{{期限}}を具体的な日付に固定すれば、プロンプト全体を書き直す必要はありません。
- 件名は日付や具体的な用件を含む方を選ぶ：開封されるかどうかは件名で決まります。曖昧な Follow-up は最後の手段です。
- 数字と日付は送信前に自分で確認する：ルールでは正確に写すよう指示していますが、要点自体のタイプミスはそのまま写ります。金額、日付、人名の綴りは省略できない唯一のチェックです。
- 機密情報は貼る前に伏せる：未公開の価格や社内スケジュールは、生成中は記号に置き換え、成稿後に実数へ戻すか、社内モデルを使ってください。
役割を決め、ルールを決め、出力を縛るという型は他の場面でも使えます。たとえば当サイトの模擬面接官プロンプトも、役割とルールで一度で使える出力を得ています。次に英語メールが必要になったら、白紙から悩まず、要点を並べて貼り付け、件名を選んで送るだけです。
