Ce prompt pour e-mails en anglais résout un problème très concret : vous savez exactement ce que vous voulez dire et vos notes sont claires, mais dès qu'il faut écrire en anglais, vous bloquez sur la première phrase ou vous produisez un texte qui sonne comme une traduction mot à mot — correct, mais maladroit. Copiez le prompt ci-dessous dans n'importe quel assistant IA, remplissez les 6 variables, collez vos notes, et vous obtenez un e-mail professionnel complet, avec des propositions d'objet, prêt à être envoyé.
Quand utiliser ce prompt
- Vous devez relancer, confirmer, faire avancer un dossier ou proposer une réunion à des clients, collègues ou partenaires étrangers, et vous n'avez que des notes dans votre langue.
- La traduction phrase par phrase ne ressemble toujours pas à ce qu'écrirait une personne, et vous voulez un brouillon qui respecte les usages professionnels dès le premier essai.
- Vous écrivez sans cesse le même type d'e-mail, par exemple un point d'avancement hebdomadaire pour un client, et vous voulez seulement changer les points, pas reformuler à chaque fois.
Contrairement à une simple traduction, ce prompt pilote aussi la structure et le ton : la façon d'écrire l'objet, le nombre de paragraphes et la manière dont la conclusion prépare l'étape suivante sont fixés dans les règles.
Copiez ce prompt tel quel
# Rôle
Tu es un coach en écriture professionnelle avec dix ans d'expérience des e-mails d'affaires en anglais, et tu connais les usages et le ton des professionnels en Europe et en Amérique du Nord.
# Cet e-mail
Destinataire : {{destinataire}}
Ma relation avec le destinataire : {{relation}}
Objectif de cet e-mail : {{objectif}}
Ton souhaité : {{ton}}
Réponse ou action attendue pour le : {{échéance}}
# Mes notes
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{{notes}}
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# Règles d'écriture
1. Propose d'abord 2 objets : l'un énonce l'affaire clairement, l'autre inclut une date ou une action, pour que je puisse choisir ;
2. Garde le corps à 3 paragraphes maximum et 150 mots anglais : le premier énonce le motif en une phrase, le deuxième développe les points, le troisième dit exactement ce que le destinataire doit faire et pour quand ;
3. Ne traduis pas les expressions mot à mot, évite la politesse exagérée et les formules creuses, et ne commence pas par des phrases vides comme I hope this email finds you well ;
4. Recopie chaque date, montant, quantité, nom et nom de produit exactement comme dans mes notes ; n'invente jamais d'information absente des notes — s'il manque un élément essentiel, liste-le après l'e-mail comme point à confirmer ;
5. Si les points sont nombreux, classe-les par importance plutôt que dans l'ordre où je les ai collés ;
6. Termine uniquement par Best regards et un espace réservé pour le nom ; n'invente ni fonction ni entreprise pour moi.
# Format de sortie
D'abord les propositions d'objet, puis le corps de l'e-mail, puis les éventuels points à confirmer.Quoi mettre dans les 6 variables
| Variable | Quoi saisir | Exemple |
|---|---|---|
| {{destinataire}} | Le nom de la personne ou l'équipe | Sarah / l'équipe achats |
| {{relation}} | Votre lien de travail | Une cliente depuis six mois / ma responsable directe / un fournisseur contacté pour la première fois |
| {{objectif}} | Ce que l'e-mail doit accomplir, en une phrase | Confirmer la livraison de mardi prochain / relancer la validation du devis |
| {{ton}} | Le degré de formalité | Formel et poli / court et direct / un rappel en douceur |
| {{échéance}} | Quand il faut une réponse ou une action | D'ici vendredi / d'ici demain soir |
| {{notes}} | Tous les faits à transmettre, en liste | Livraison décalée de deux jours ; nouveaux échantillons expédiés, numéro de suivi joint |
Cinq astuces pour un meilleur résultat
- Des faits dans les notes, pas des émotions : remplacez « ils traînent sans cesse » par « aucune réponse trois jours après l'échéance », et la relance reste ferme sans être impolie.
- Pour relancer, ne changez que la variable de ton : passez {{ton}} d'un rappel en douceur à court et direct, fixez {{échéance}} à une date précise, et laissez le reste du prompt intact.
- Choisissez l'objet avec une date ou un sujet concret : c'est lui qui décide si l'e-mail sera ouvert ; un objet vague comme Follow-up ne doit être que le dernier recours.
- Vérifiez vous-même chiffres et dates avant l'envoi : les règles imposent une recopie exacte, mais une faute de frappe dans vos propres notes sera recopiée fidèlement — montants, dates et orthographe des noms sont le seul contrôle à ne jamais sauter.
- Anonymisez avant de coller : pour des prix non publics ou des plannings internes, remplacez les chiffres réels par des marqueurs pendant la génération, puis remettez les vrais chiffres, ou utilisez le modèle interne de votre entreprise.
Le même schéma — définir un rôle, puis des règles, puis cadrer la sortie — fonctionne dans d'autres scénarios, comme le prompt d'entretien simulé de ce site, qui obtient un résultat exploitable dès le premier essai grâce au rôle et aux règles. La prochaine fois qu'un e-mail en anglais se profile, évitez la page blanche : listez vos points, collez, choisissez un objet, envoyez.
