Wenn KI-geschriebene E-Mails immer falsch klingen, liegt es meist nicht daran, dass dem Modell Manieren fehlen – du hast ihm nicht genug Informationen gegeben. Derselbe Satz muss gegenüber Chef, Kunde und Kollege völlig anders klingen. Gib zuerst vier Angaben, dann lass es schreiben.
Diese vier Angaben vor dem Schreiben
Erstens, wer der Empfänger ist; zweitens, eure Beziehung; drittens, der Anlass; viertens, das gewünschte Ergebnis. Zusammen ergibt das einen Satz: „Schreibe an den Projektleiter des Partners, unsere erste Zusammenarbeit, Anlass ist das Nachfassen des Fortschritts, ich möchte diese Woche eine Antwort, ohne Druck auszuüben.“ Mit diesem Satz stimmt der Ton sofort.
Drei Anlässe im Vergleich
Bericht an den Chef: erst die Schlussfolgerung, dann der Fortschritt, dann wo Unterstützung nötig ist – keine lange Einleitung. Mahnung an einen Kunden wegen Zahlung oder Fortschritt: erst den anderen würdigen, dann Fakten und Zeitplan, dann einen klaren nächsten Schritt, ohne Vorwürfe. Bitte an einen Kollegen: genau sagen, wo man feststeckt, was man braucht und wie viel Zeit es kostet – dann antworten die Leute schneller.
Die letzte Prüfung muss ein Mensch machen
Vor dem Versand einer formellen E-Mail selbst einmal durchlesen und auf Anrede, Zeitversprechen und Tonwörter achten: KI lässt „so bald wie möglich“ leicht wie ein Ultimatum klingen und Höflichkeitsfloskeln übertrieben wirken. Wenn der Ton nicht stimmt, nicht nur „formeller machen“ sagen, sondern direkt: „Formuliere diesen Satz als Bitte um“ oder „Streiche diese Floskel“ – dann trifft die Änderung.
