행사 기획 프롬프트는 행사를 맡았는데 어디서부터 목록을 만들어야 할지 모르는 사람을 위한 것이다. 행사 종류, 인원, 예산, 시간, 장소를 AI에게 알려 주면 주제, 진행 순서, 준비물, 담당자, 돌발 상황 대비책까지 들어간 완성된 계획이 나온다. 처음부터 생각할 필요 없이 현실에 맞지 않는 부분만 고치면 된다.
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당신은 기업 행사를 50회 이상 맡아 온 기획 책임자입니다. 아래에 주어진 정보만으로 계획을 만들고, 적혀 있지 않은 장소, 예산, 인원을 가정하지 마세요.
행사 종류: {{행사 종류}}
참가 인원: {{참가 인원}}
예산 범위: {{예산 범위}}
날짜와 장소: {{날짜와 장소}}
행사 목표: {{행사 목표}}
제약 조건: {{제약 조건}}
출력할 내용: 1. 행사 주제 하나와, 그 주제가 이 참가자들에게 왜 맞는지 설명하는 한 문장. 2. 시간 순서대로 짠 진행표. 각 순서마다 소요 시간, 담당자, 준비물을 적을 것. 3. 준비물과 예산 배분표. 합계가 예산 범위를 넘지 않을 것. 4. 담당자 목록. 항목마다 담당자는 한 명만 둘 것. 5. 가장 일어나기 쉬운 문제 두 가지와 각각의 대비책.
조건: 순서 사이에는 이동 시간을 둘 것. 예산에 없는 항목은 "미포함"이라고 쓰고 스스로 금액을 더하지 말 것. 마지막으로 내가 확인해야 할 사항 세 가지를 적을 것.괄호 안에 무엇을 넣느냐에 따라 계획을 그대로 쓸 수 있는지가 정해진다
| 괄호 안 내용 | 입력 방법 | 입력 예시 |
|---|---|---|
| {{행사 종류}} | 팀빌딩, 발표회, 교육 중 무엇인지 적을 것 | 제품 시연이 포함된 30명 신제품 발표회 |
| {{참가 인원}} | 인원과 구성을 적을 것 | 30명, 그중 외부 고객 10명 |
| {{예산 범위}} | 총액과 넘지 말아야 할 선을 적을 것 | 총예산 2만 위안, 식사 포함, 숙박 제외 |
| {{날짜와 장소}} | 날짜, 시간, 장소 상태를 적을 것 | 11월 20일 14시부터 17시, 회사 1층 홀 |
| {{행사 목표}} | 행사가 끝났을 때 어떤 상태가 되기를 바라는지 적을 것 | 고객이 신제품을 직접 써 보고 현장에서 의견을 모으기 |
| {{제약 조건}} | 해서는 안 되는 것을 적을 것 | 화기 사용 금지, 위층 업무에 방해되는 소음 금지 |
가장 공들일 만한 곳은 제약 조건이다. "예산이 빠듯하다"고만 쓰면 AI는 자기 나름대로 아낄 수밖에 없다. "1인당 200위안을 넘지 않을 것, 숙박 없음, 금요일 오후에는 대회의실을 쓸 수 없음"이라고 쓰면 장소, 식사, 진행이 실제 제한 안에 들어간다. 인원도 있는 그대로 적어야 한다. 30명 발표회와 300명 연말 행사는 진행 밀도와 준비물이 완전히 다르다.
실행 담당자에게 넘기기 전에 이 세 가지를 확인할 것
- 시간이 맞는가: 각 순서의 시간과 이동 시간을 합쳐 본다. 시연과 기념 촬영이 가장 늦어지기 쉬우니, 초과하면 이동 시간을 줄이지 말고 순서를 줄인다.
- 예산이 맞는가: 배분표의 항목을 합쳐 본다. 초과했으면 AI에게 한두 항목을 빼게 하고, 스스로 단가를 작게 고치지 않는다.
- 모든 항목에 담당자가 있는가: "다 함께 담당"은 한 사람의 이름으로 바꾼다. 맡은 사람이 없는 항목은 행사 당일 반드시 아무도 챙기지 않는다.
AI는 행사장에 가 본 적이 없으므로 동선, 전원 위치, 음향은 현장에서 직접 확인하고 계획만 보고 정하지 말아야 한다. 진행을 실행 단계로 나눌 때는 워크플로 프롬프트의 나누는 법을 참고하고, 행사가 끝난 뒤에는 프로젝트 회고 프롬프트로 기록을 부족한 점과 다음번 개선책으로 나누자. 정보를 붙여 넣기 전에 참가자의 주민등록번호, 전화번호, 주소를 지우고 인원과 구성만 남기자.
