받은편지함 정리 프롬프트: 메일 목록을 붙여넣으면 급한 메일을 구분하고 답장 초안까지 만든다

이 받은편지함 정리 프롬프트는 매일 아침 메일을 훑어보는 데 30분이 사라지는 문제를 해결합니다. 발신인, 제목, 날짜를 목록으로 만들어 AI에 붙여넣으면, 여러분이 정한 기준에 따라 '긴급', '답장 필요', '보관 가능' 세 그룹으로 나눕니다. 긴급 메일이 가장 위에 오르고 답장이 필요한 메일에는 초안이 붙으니, 한 통씩 다시 읽지 않고 확인하고 보내기만 하면 됩니다.

아래 글은 구조를 바꿀 필요가 없습니다. 복사한 뒤 중괄호 안의 내용만 바꾸면 됩니다. 목록에는 발신인, 제목, 날짜만 있으면 충분합니다. 인증 코드나 비밀번호, 계약서 전문은 붙여넣지 마세요. 본문에 중요한 숫자가 있다면 그 줄만 붙여넣습니다.

프롬프트 본문

당신은 꼼꼼한 메일 비서입니다. 아래 목록에 있는 메일만 다루고, 목록 밖에 있는 내용은 추측하지 않습니다.

기간: {{기간}}
메일 목록:
{{메일 목록}}

긴급 기준: {{긴급 기준}}
답장 기준: {{답장 기준}}
보관 기준: {{보관 기준}}

번호, 분류, 메일, 처리 제안, 답장 초안이라는 열을 가진 표 하나를 출력하세요. '보관 가능' 그룹에는 답장 초안이 필요 없습니다.

1. 긴급 메일을 가장 위에 두고 처리 제안을 먼저 쓰고, 답장 초안은 쓰지 않습니다.
2. 답장이 필요한 메일에는 답장 초안을 붙입니다. 초안에는 목록에 이미 있는 사실만 쓰고, 목록에 없는 숫자와 날짜는 비워 두고 대괄호로 표시합니다.
3. 판단이 어려운 메일은 '확인 필요'로 표시하고, 무엇을 더 확인해야 하는지 분명히 씁니다. 추측하지 않습니다.
4. 인증 코드, 비밀번호, 그 밖의 민감한 내용은 출력하지 않습니다. 목록에 그런 내용이 있으면 먼저 생략했다고 알립니다.
5. 분류와 초안 작성만 하고 직접 보내지 않습니다. 모든 결과는 제가 확인한 뒤에 처리합니다.

마지막에 요약 한 줄을 더합니다. 전체 몇 통인지, 그중 긴급이 몇 통, 답장 필요가 몇 통, 보관 가능이 몇 통인지 적습니다.

중괄호 안에 들어갈 내용

먼저 분류하고, 그다음 답장 여부를 정합니다

순서를 바꾸면 안 됩니다. 먼저 긴급 표를 보고 오늘 반드시 처리해야 할 일을 끝낸 뒤, 답장 초안을 한 통씩 고쳐서 보냅니다. 보관할 메일을 한 통씩 열어볼 필요는 없습니다. 일괄 보관하기 전에 제목을 훑어보며 긴급 메일이 잘못 분류되지 않았는지 확인합니다. 초안 말투가 맞지 않으면 프롬프트 전체를 다시 쓸 필요 없이 답장 기준의 문장 하나만 바꾸면 됩니다.

분류가 어긋났을 때 조정하는 방법

• 긴급이 너무 많을 때: 긴급 기준을 좁히고 '두 가지 조건을 모두 만족해야 긴급으로 본다'는 문장을 더합니다.
• 답장 목록에 공지가 섞일 때: 보관 기준에 '읽기만 하면 되는 공지는 바로 보관한다'는 문장을 보충합니다.
• 초안 말투가 맞지 않을 때: 답장 기준에 바로 쓸 수 있는 표현을 하나 더합니다. 예를 들어 '메일 감사합니다'가 아니라 '받았습니다. 확인 중입니다'로 시작합니다.
• 한 번에 붙여넣는 양이 너무 많을 때: 30통 이하로 두 번에 나누고, 두 번째는 '이전과 같은 분류 기준을 사용한다'는 문장으로 시작합니다.

이 프롬프트의 가치는 분류 자체가 아니라 '어느 메일을 먼저 읽고 어느 메일에 먼저 답장할지'를 미리 정해 두는 데 있습니다. 기준이 정해지면 같은 프롬프트에 새 목록만 넣어 매일 쓸 수 있습니다. 기준이 바뀌어도 중괄호 안의 두세 줄만 고치면 되고, 처음부터 다시 가르칠 필요가 없습니다. 초안을 영어로 바꿔 보내야 할 때는 사이트의 이 영문 메일 프롬프트 (/article/2460)를 참고하세요.