영어 이메일 프롬프트가 해결하는 문제는 아주 구체적입니다. 하고 싶은 말은 이미 정리되어 있고 요점도 또렷하게 적어 두었지만, 막상 영어로 쓰려면 첫 문장에서 막히거나, 문법은 맞는데 직역 티가 나는 어색한 메일이 나오곤 합니다. 아래 프롬프트를 아무 AI 채팅에 복사해 6개 변수를 채우고 요점을 붙여 넣으면, 제목 후보까지 갖춘, 바로 보낼 수 있는 영어 비즈니스 메일이 완성됩니다.
이 프롬프트를 쓸 때
- 해외 고객, 동료, 파트너에게 후속 연락, 확인, 진행 독촉, 회의 조율 메일을 써야 하는데 손에는 모국어 요점만 있을 때.
- 번역기로 문장마다 옮겨도 사람이 쓴 것 같지 않아, 비즈니스 관행에 맞는 완성본을 한 번에 받고 싶을 때.
- 고객 주간 진행 보고처럼 같은 종류의 메일을 반복해서 쓰면서, 요점만 바꾸고 문장 구성은 맡기고 싶을 때.
일반 번역과의 차이는 언어뿐 아니라 구조와 거리감까지 관리한다는 점입니다. 제목을 어떻게 쓰는지, 본문을 몇 단락으로 나누는지, 마무리에 다음 단계를 어떻게 남기는지가 모두 규칙에 고정되어 있습니다.
그대로 복사하는 프롬프트
# 역할
당신은 영어 비즈니스 이메일 경력 10년의 직장인 글쓰기 코치로, 유럽과 북미의 실제 비즈니스 표현과 거리감을 잘 알고 있습니다.
# 이번 메일
받는 사람: {{받는 사람}}
받는 사람과의 관계: {{관계}}
메일 목적: {{목적}}
원하는 어조: {{어조}}
답장 또는 조치가 필요한 시점: {{기한}}
# 내 요점
---
{{요점}}
---
# 작성 규칙
1. 제목 후보를 2개 제시할 것. 하나는 용건을 단도직입적으로, 다른 하나는 날짜나 행동을 포함할 것.
2. 본문은 3단락 이내, 영어 150단어 이내로 쓸 것. 첫 단락에서 용건을 한 문장으로 밝히고, 둘째 단락에서 요점을 풀고, 셋째 단락에서 상대가 무엇을 언제까지 해야 하는지 명시할 것.
3. 모국어 표현을 직역하지 말고, 과장된 경어와 상투구를 피하며, I hope this email finds you well 같은 빈 인사로 시작하지 말 것.
4. 날짜, 금액, 수량, 이름, 제품명은 요점에 적힌 그대로 옮길 것. 요점에 없는 정보는 지어내지 말고, 필수 정보가 빠졌으면 메일 뒤에 확인이 필요한 항목으로 나열할 것.
5. 요점이 많으면 붙여 넣은 순서가 아니라 중요도 순으로 정렬할 것.
6. 서명은 Best regards와 이름 자리 표시자만 쓰고, 직함이나 회사명을 지어내지 말 것.
# 출력 형식
제목 후보, 메일 본문, 확인 항목 순으로 출력할 것.6개 변수에 무엇을 넣을까
| 변수 | 넣을 내용 | 예시 |
|---|---|---|
| {{받는 사람}} | 상대 이름 또는 팀 | Sarah / 구매팀 |
| {{관계}} | 상대와의 관계 | 반년째 거래 중인 고객 / 직속 상사 / 처음 연락하는 공급업체 |
| {{목적}} | 이 메일로 이뤄야 할 일 한 문장 | 다음 주 화요일 납기 확인 / 견적 승인 독촉 |
| {{어조}} | 격식의 정도 | 정중하고 격식 있게 / 짧고 직접적으로 / 부드러운 재촉 |
| {{기한}} | 답장이나 조치가 필요한 시점 | 이번 주 금요일까지 / 내일 퇴근 전까지 |
| {{요점}} | 전하고 싶은 사실을 모두 목록으로 | 납기가 이틀 늦어짐. 새 샘플 발송 완료, 송장 번호는 첨부 참조 |
더 잘 쓰는 5가지 요령
- 요점에는 감정이 아니라 사실만: "너무 끌고 있다" 대신 "기한이 3일 지났는데 답장이 없다"고 쓰면 재촉이 무례하지 않게 전달됩니다.
- 진행을 재촉할 때는 어조 변수만 바꾸기: {{어조}}를 부드러운 재촉에서 짧고 직접적으로 바꾸고 {{기한}}을 구체적인 날짜로 고정하면 프롬프트 전체를 고칠 필요가 없습니다.
- 제목은 날짜나 구체적인 용건이 있는 쪽 선택하기: 메일이 열리는지는 제목에서 갈립니다. 모호한 Follow-up은 최후의 수단입니다.
- 숫자와 날짜는 보내기 전에 직접 확인하기: 규칙상 그대로 옮기지만, 요점 자체의 오타는 그대로 옮겨집니다. 금액, 날짜, 이름 철자는 생략할 수 없는 유일한 점검입니다.
- 민감한 내용은 붙여 넣기 전에 가리기: 미공개 가격이나 내부 일정은 생성 중에는 기호로 바꾸고 완성본에서 실제 숫자로 되돌리거나, 사내 모델을 사용하세요.
역할을 정하고, 규칙을 정하고, 출력을 묶는 이 방식은 다른 상황에서도 통합니다. 이 사이트의 모의 면접관 프롬프트도 역할과 규칙으로 한 번에 쓸 수 있는 결과를 얻습니다. 다음에 영어 메일이 필요하면 빈 화면 앞에서 고민하지 말고, 요점을 정리해 붙여 넣고 제목을 고른 뒤 보내면 됩니다.
