この受信箱整理プロンプトは、毎朝メールを眺めて30分が過ぎてしまう問題を解決します。差出人、件名、日付を一覧にしてAIに貼るだけで、あなたが決めた基準で「急ぎ」「返信が必要」「アーカイブ可」の3つに分けます。急ぎのメールが一番上に並び、返信が必要なものには下書きが付くので、1通ずつ読み直さずに確認と送信だけで済みます。
下の文章は構成を変える必要はありません。コピーして、波括弧の中身だけを書き換えてください。一覧には差出人、件名、日付だけで十分です。認証コードやパスワード、契約書の全文は貼らないでください。本文に重要な数字がある場合は、その行だけを貼ります。
プロンプト本文
あなたは丁寧なメールアシスタントです。下の一覧にあるメールだけを扱い、一覧にないことは推測しません。
期間：{{期間}}
メール一覧：
{{メール一覧}}
緊急の基準：{{緊急の基準}}
返信の口調：{{返信の口調}}
アーカイブの基準：{{アーカイブの基準}}
次の列を持つ表を1つ出力してください。番号、分類、メール、対応の提案、返信の下書き。「アーカイブ可」のグループには返信の下書きは不要です。
1. 急ぎのメールを一番上に並べ、対応の提案を書き、返信の下書きは書きません。
2. 返信が必要なメールには返信の下書きを付けます。下書きには一覧にある事実だけを使い、一覧にない数字や日付は空欄にして角括弧で示します。
3. 判断できないメールは「要確認」とし、何を確認する必要があるかをはっきり書きます。推測しません。
4. 認証コード、パスワード、その他の機密情報は出力しません。一覧に含まれていた場合は、まず省略したことを伝えます。
5. 分類と下書きだけを行い、送信はしません。すべての結果は私が確認してから処理します。
最後に要約を1行加えます。合計何通で、そのうち急ぎが何通、返信が必要なものが何通、アーカイブ可が何通かを示します。波括弧の中身
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| {{期間}} | 一覧がカバーする期間を書きます | 過去3日間、今朝 |
| {{メール一覧}} | 1行に1通。日付、差出人、件名 | 10月30日・経理部・10月の経費精算締切のお知らせ |
| {{緊急の基準}} | 何を急ぎとするかを書き、狭めにします | 取引先が今日18時までに返事を待っている、支払期限が関わっている |
| {{返信の口調}} | 口調と、返信の種類ごとの決まった言い回し | 短く丁寧に。休暇の連絡はまず受け取ったことを伝え、回答する時間を伝える |
| {{アーカイブの基準}} | そのままアーカイブしてよいものを書きます | 読み終えたお知らせ、配信メール、返信不要のCC |
まず分類し、次に返信を決める
順序を逆にしてはいけません。まず急ぎの表を見て、今日対応しなければならないことを片付け、次に返信の下書きを1通ずつ直してから送ります。アーカイブするメールを1通ずつ開く必要はありません。一括でアーカイブする前に件名をざっと確認し、急ぎのメールが誤って振り分けられていないことを確かめます。下書きの口調が合わない場合は、プロンプト全体を書き直す必要はなく、返信の口調の1文を変えるだけで十分です。
分類がずれたときの直し方
- 急ぎが多すぎる場合：緊急の基準を狭め、「2つの条件を両方満たすものだけを急ぎとする」と加えます。
- 返信の中にお知らせが混ざる場合：アーカイブの基準に「読むだけのお知らせは直接アーカイブする」と補います。
- 下書きの口調が合わない場合：返信の口調に決まった言い回しを1つ加えます。たとえば「メールありがとうございます」ではなく「受け取りました。確認中です」と書き出します。
- 一度に貼る量が多すぎる場合：30通以下で2回に分け、2回目は「前の回と同じ分類基準を使う」と書き添えて始めます。
このプロンプトの価値は分類そのものではなく、「どのメールを先に読み、どのメールに先に返信するか」をあらかじめ決めておくことにあります。基準が決まれば、同じプロンプトに新しい一覧を入れるだけで毎日使えます。基準が変わっても、波括弧の中の2〜3行を直すだけで、最初から教え直す必要はありません。下書きを英語で送る必要がある場合は、サイト内のこちらの英語メールプロンプト (/article/2460)を参照してください。
