Ce prompt de tri de la boîte de réception résout le problème de la demi-heure perdue chaque matin à faire défiler les e-mails : listez l'expéditeur, l'objet et la date de chaque message, collez la liste dans l'IA, et elle trie tout en trois groupes selon des règles que vous fixez vous-même — urgent, réponse nécessaire et archivable. Les messages urgents arrivent en premier, ceux qui demandent une réponse sont accompagnés d'un brouillon, et il ne vous reste qu'à vérifier et à envoyer, sans relire chaque message.
La structure ci-dessous n'a pas besoin d'être modifiée. Copiez le texte et remplacez uniquement le contenu entre accolades. La liste n'a besoin que de l'expéditeur, de l'objet et de la date. Ne collez pas de codes de vérification, de mots de passe ni de contrats entiers ; si le corps d'un message contient un chiffre important, collez seulement cette ligne.
Le prompt
Vous êtes un assistant de messagerie attentif. Traitez uniquement les messages de la liste ci-dessous et ne devinez rien au-delà.
Période : {{période}}
Liste des e-mails :
{{liste_emails}}
Critère d'urgence : {{critère_urgence}}
Ton de réponse : {{ton_réponse}}
Critère d'archivage : {{critère_archivage}}
Produisez un tableau avec ces colonnes : numéro, catégorie, message, action suggérée, brouillon de réponse. Le groupe « archivable » n'a pas besoin de brouillon de réponse.
1. Placez les messages urgents en premier, avec une action suggérée et sans brouillon de réponse.
2. Joignez un brouillon de réponse à chaque message qui en demande une. Utilisez uniquement les faits déjà présents dans la liste ; laissez vides les chiffres et les dates absents de la liste, en les signalant entre crochets.
3. Marquez tout ce qui est incertain comme « à confirmer » et indiquez clairement ce qui reste à vérifier. Ne devinez pas.
4. Ne produisez pas de codes de vérification, de mots de passe ni aucun contenu sensible. Si la liste en contient, dites d'abord qu'ils ont été omis.
5. Vous ne faites que trier et rédiger. N'envoyez rien ; je vérifierai tous les résultats avant tout traitement.
Terminez par une ligne de synthèse : combien de messages au total, et combien sont urgents, demandent une réponse ou peuvent être archivés.Ce qu'il faut mettre entre accolades
| Élément entre accolades | Comment le remplir | Exemple |
|---|---|---|
| {{période}} | Indiquez la période couverte par la liste | 3 derniers jours ; ce matin |
| {{liste_emails}} | Un message par ligne : date, expéditeur, objet | 30 oct. · Équipe finance · Rappel de la date limite des notes de frais d'octobre |
| {{critère_urgence}} | Précisez ce qui compte comme urgent, en restant plutôt strict | Un client attend une réponse avant 18 h aujourd'hui ; une échéance de paiement est en jeu |
| {{ton_réponse}} | Le ton, plus une formulation fixe pour chaque type de réponse | Bref et poli ; pour les demandes de congé, confirmer d'abord la réception, puis donner un délai de réponse |
| {{critère_archivage}} | Précisez ce qui peut être archivé directement | Avis déjà lus, lettres d'information, copies sans réponse attendue |
Triez d'abord, puis décidez des réponses
N'inversez pas l'ordre : regardez d'abord le tableau des messages urgents et réglez tout ce qui doit être traité aujourd'hui, puis passez en revue les brouillons de réponse un par un et envoyez-les seulement après les avoir retouchés. N'ouvrez pas les messages archivables un par un ; avant d'archiver en masse, parcourez les objets pour vérifier qu'aucun message urgent n'a été mal classé. Si un brouillon sonne faux, inutile de réécrire tout le prompt : changez une phrase dans le ton de réponse.
Si le tri dérape, ajustez-le ainsi
- Trop de messages urgents : resserrez le critère d'urgence et ajoutez « seuls les messages remplissant les deux conditions comptent comme urgents ».
- Des avis se glissent parmi les réponses : ajoutez au critère d'archivage « les avis qui demandent seulement à être lus sont archivés directement ».
- Un brouillon au ton inadapté : ajoutez au ton de réponse une formulation toute prête, par exemple commencer par « Reçu, je vérifie » plutôt que par « Merci pour votre e-mail ».
- Trop de messages d'un coup : partagez-les en deux lots de 30 au maximum, et commencez le second par « utilise les mêmes règles de tri que le lot précédent ».
La valeur de ce prompt n'est pas le tri lui-même, mais le fait de décider à l'avance quel message lire en premier et auquel répondre en premier. Une fois les règles fixées, le même prompt fonctionne chaque jour avec une nouvelle liste ; si les règles changent, modifiez deux ou trois lignes entre accolades au lieu de tout réexpliquer à l'IA. Si un brouillon doit partir en anglais, consultez ce prompt pour les e-mails en anglais (/article/2460) sur le site.
