Dieser Prompt zum Sortieren des Posteingangs löst das Problem der halben Stunde, die jeden Morgen beim Durchscrollen der E-Mails verloren geht: Listen Sie Absender, Betreff und Datum jeder Nachricht auf, fügen Sie die Liste in die KI ein, und sie sortiert alles nach Regeln, die Sie selbst festlegen, in drei Gruppen — dringend, Antwort erforderlich und archivierbar. Dringende Nachrichten stehen ganz oben, Nachrichten mit Antwortbedarf erhalten direkt einen Entwurf, und Sie müssen nur noch prüfen und senden, statt jede Nachricht erneut zu lesen.
Die Struktur unten muss nicht verändert werden. Kopieren Sie den Text und ersetzen Sie nur den Inhalt in den geschweiften Klammern. Die Liste braucht nur Absender, Betreff und Datum. Fügen Sie keine Bestätigungscodes, Passwörter oder vollständige Verträge ein; enthält der Nachrichtentext eine wichtige Zahl, fügen Sie nur diese eine Zeile ein.
Der Prompt
Du bist eine sorgfältige E-Mail-Assistentin. Bearbeite nur die Nachrichten in der Liste unten und rate nichts darüber hinaus.
Zeitraum: {{zeitraum}}
Mailliste:
{{mailliste}}
Dringlichkeitsregel: {{dringlichkeitsregel}}
Antwortstil: {{antwortstil}}
Archivregel: {{archivregel}}
Gib eine Tabelle mit diesen Spalten aus: Nummer, Kategorie, Nachricht, vorgeschlagene Aktion, Antwortentwurf. Die Gruppe „archivierbar" braucht keinen Antwortentwurf.
1. Dringende Nachrichten stehen ganz oben, mit einer vorgeschlagenen Aktion und ohne Antwortentwurf.
2. Hänge an jede Nachricht, die eine Antwort braucht, einen Antwortentwurf an. Verwende nur Fakten, die bereits in der Liste stehen; Zahlen und Daten, die nicht in der Liste stehen, lässt du leer und markierst sie mit eckigen Klammern.
3. Markiere alles Unsichere als „zu prüfen" und schreibe klar dazu, was noch geprüft werden muss. Rate nicht.
4. Gib keine Bestätigungscodes, Passwörter oder sonstige sensible Inhalte aus. Enthält die Liste solche Inhalte, sage zuerst, dass sie weggelassen wurden.
5. Du sortierst und entwirfst nur. Sende nichts; ich prüfe alle Ergebnisse, bevor etwas bearbeitet wird.
Füge am Ende eine Zusammenfassungszeile hinzu: wie viele Nachrichten insgesamt, und wie viele davon dringend sind, eine Antwort brauchen oder archiviert werden können.Was in die geschweiften Klammern gehört
| Platzhalter | So füllen Sie ihn aus | Beispiel |
|---|---|---|
| {{zeitraum}} | Geben Sie den Zeitraum an, den die Liste abdeckt | Letzte 3 Tage; heute Vormittag |
| {{mailliste}} | Eine Nachricht pro Zeile: Datum, Absender, Betreff | 30. Okt. · Finanzteam · Erinnerung an die Abgabefrist für Spesen im Oktober |
| {{dringlichkeitsregel}} | Legen Sie fest, was als dringend gilt, und fassen Sie die Regel eher eng | Ein Kunde wartet heute bis 18 Uhr auf eine Antwort; es geht um eine Zahlungsfrist |
| {{antwortstil}} | Tonfall plus eine feste Formulierung für jede Art von Antwort | Kurz und höflich; bei Urlaubsanfragen zuerst den Erhalt bestätigen, dann eine Zeit für die Antwort nennen |
| {{archivregel}} | Legen Sie fest, was direkt archiviert werden kann | Bereits gelesene Hinweise, Newsletter, Kopien ohne Antwortbedarf |
Erst sortieren, dann über Antworten entscheiden
Kehren Sie die Reihenfolge nicht um: Sehen Sie sich zuerst die Tabelle mit den dringenden Nachrichten an und erledigen Sie alles, was heute bearbeitet werden muss. Gehen Sie dann die Antwortentwürfe einzeln durch und senden Sie sie erst nach dem Bearbeiten. Öffnen Sie archivierbare Nachrichten nicht einzeln; überfliegen Sie vor dem Archivieren im Stapel die Betreffzeilen, um sicherzustellen, dass keine dringende Nachricht falsch einsortiert wurde. Klingt ein Entwurf falsch, müssen Sie nicht den ganzen Prompt neu schreiben — ändern Sie einen Satz im Antwortstil.
Wenn die Sortierung danebenliegt, passen Sie sie so an
- Zu viele dringende Nachrichten: Fassen Sie die Dringlichkeitsregel enger und ergänzen Sie „nur Nachrichten, die beide Bedingungen erfüllen, gelten als dringend".
- Hinweise landen unter den Antworten: Ergänzen Sie in der Archivregel „Hinweise, die nur gelesen werden müssen, werden direkt archiviert".
- Ein Entwurf klingt falsch: Fügen Sie dem Antwortstil eine fertige Formulierung hinzu, zum Beispiel mit „Erhalten, ich prüfe das gerade" beginnen statt mit „Vielen Dank für Ihre E-Mail".
- Zu viele Nachrichten auf einmal: Teilen Sie sie in zwei Stapel von höchstens 30 auf und beginnen Sie den zweiten mit „Verwende dieselben Sortierregeln wie im vorherigen Stapel".
Der Wert dieses Prompts liegt nicht im Sortieren selbst, sondern darin, im Voraus festzulegen, welche Nachricht zuerst gelesen und welche zuerst beantwortet wird. Sind die Regeln einmal festgelegt, funktioniert derselbe Prompt jeden Tag mit einer neuen Liste; ändern sich die Regeln, bearbeiten Sie zwei oder drei Zeilen in den geschweiften Klammern, statt die KI von vorne zu belehren. Muss ein Entwurf auf Englisch versendet werden, lesen Sie dazu diesen Prompt für englische E-Mails (/article/2460) auf der Website.
