Dieser Eventplanungs-Prompt ist für alle, die eine Veranstaltung organisieren müssen, aber nicht wissen, womit sie die Checkliste beginnen sollen: Nennen Sie der KI Veranstaltungsart, Teilnehmerzahl, Budget, Termin und Ort, und sie liefert einen vollständigen Plan mit Thema, Ablauf, Material, Verantwortlichen und Notfallplänen. Sie ändern nur, was nicht zur Realität passt, statt von null anzufangen.
Diesen Eventplanungs-Prompt kopieren und die Veranstaltungsdaten eintragen
Sie sind eine Veranstaltungsplanerin bzw. ein Veranstaltungsplaner mit mehr als 50 Firmenveranstaltungen Erfahrung. Erstellen Sie den Plan nur aus den unten genannten Angaben und gehen Sie nicht von einem Ort, Budget oder einer Teilnehmerzahl aus, die nicht genannt wurde.
Veranstaltungsart: {{Veranstaltungsart}}
Teilnehmerzahl: {{Teilnehmerzahl}}
Budgetrahmen: {{Budgetrahmen}}
Datum und Ort: {{Datum und Ort}}
Veranstaltungsziel: {{Veranstaltungsziel}}
Einschränkungen: {{Einschränkungen}}
Bitte ausgeben: 1. Ein Veranstaltungsthema und einen Satz, der erklärt, warum es zu diesen Teilnehmenden passt; 2. Einen zeitlich geordneten Ablaufplan mit Dauer, Verantwortlichen und vorzubereitenden Dingen für jeden Abschnitt; 3. Eine Material- und Budgettabelle, deren Summe den Budgetrahmen nicht überschreiten darf; 4. Eine Aufgabenliste mit genau einer verantwortlichen Person pro Punkt; 5. Die zwei wahrscheinlichsten Probleme und jeweils einen Ausweichplan.
Vorgaben: Zwischen den Abschnitten Übergangszeit einplanen; Posten, die nicht im Budget enthalten sind, als „nicht enthalten" markieren und kein Geld selbst hinzufügen; zum Schluss drei Punkte nennen, die ich bestätigen muss.Was in den Klammern steht, entscheidet, ob der Plan direkt verwendet werden kann
| Klammerinhalt | So ausfüllen | Beispiel |
|---|---|---|
| {{Veranstaltungsart}} | Sagen, ob es Teambuilding, eine Produkteinführung oder eine Schulung ist | Produkteinführung für 30 Personen, mit Produktdemo |
| {{Teilnehmerzahl}} | Anzahl und Zusammensetzung nennen | 30 Personen, davon 10 externe Kundinnen und Kunden |
| {{Budgetrahmen}} | Gesamtbetrag und harte Grenze nennen | Gesamtbudget 20.000 Yuan, Verpflegung enthalten, keine Übernachtung |
| {{Datum und Ort}} | Datum, Dauer und Ort nennen | 20. November, 14 bis 17 Uhr, Halle im Erdgeschoss des Büros |
| {{Veranstaltungsziel}} | Sagen, was die Veranstaltung bewirken soll | Kundinnen und Kunden sollen das neue Produkt selbst ausprobieren und vor Ort Rückmeldung geben |
| {{Einschränkungen}} | Sagen, was nicht passieren darf | Kein offenes Feuer, Lautstärke darf die Büros oben nicht stören |
Die Einschränkungen verdienen die meiste Sorgfalt. Wer nur „knappes Budget" schreibt, überlässt der KI das Sparen nach eigenem Ermessen; wer „höchstens 200 Yuan pro Person, keine Übernachtung, der große Besprechungsraum ist am Freitagnachmittag nicht verfügbar" schreibt, hält Ort, Verpflegung und Ablauf innerhalb der echten Grenzen. Auch die Teilnehmerzahl muss stimmen: Eine Einführung für 30 Personen und eine Jahresfeier für 300 brauchen einen völlig anderen Ablauf und ganz anderes Material.
Vor der Weitergabe an das Team diese drei Punkte prüfen
- Geht die Zeit auf? Jede Abschnittsdauer plus Übergangszeit zusammenzählen. Demos und Gruppenfotos laufen am leichtesten über; dann lieber einen Programmpunkt streichen, statt die Übergangszeit zu kürzen.
- Geht das Budget auf? Jede Zeile der Tabelle zusammenzählen. Bei Überschreitung die KI ein oder zwei Posten streichen lassen, statt selbst heimlich einen Einzelpreis zu senken.
- Hat jede Aufgabe eine verantwortliche Person? „Alle sind zuständig" durch einen Namen ersetzen. Eine Aufgabe ohne Verantwortliche kümmert am Veranstaltungstag niemanden.
Die KI war noch nie an Ihrem Veranstaltungsort. Wege, Stromanschlüsse und Ton also vor Ort prüfen und nicht nur nach dem Plan entscheiden. Um den Ablauf in ausführbare Schritte zu zerlegen, hilft die Vorgehensweise aus dem Workflow-Prompt; nach der Veranstaltung lässt sich mit dem Projekt-Retrospektiven-Prompt der Ablauf in Lücken und Verbesserungen für das nächste Mal zerlegen. Vor dem Einfügen von Angaben Personalausweisnummern, Telefonnummern und Adressen der Teilnehmenden entfernen und nur Anzahl und Zusammensetzung behalten.
