Meeting-Protokoll-Prompt: Chatverlauf oder Transkript einfügen und fertige Aktionspunkte erhalten

Meeting-Protokoll-Prompt — gebaut für genau einen Schmerzpunkt: Nach dem Meeting will niemand das Protokoll schreiben. Kopiere den Prompt unten in einen beliebigen KI-Chat, fülle die 5 Variablen aus, füge dein Rohmaterial ein (Transkript einer Aufnahme, Chatverlauf oder eigene Stichpunkte) – die KI liefert ein vollständiges, archivierbares Protokoll zurück, inklusive Aktionspunkten, Verantwortlichen und offener Fragen.

Wann du ihn brauchst

• Nach Jour fixes, Projekt-Reviews oder Abstimmungsrunden, wenn du nur verstreute Notizen hast.
• Die Aufnahme ist transkribiert, aber niemand hat Zeit, sie Satz für Satz zu bereinigen.
• Du brauchst zwei Ergebnisse auf einmal: das offizielle Protokoll für alle und eine To-do-Liste für dich.

Der Kernnutzen: Aus einer Stunde Fleißarbeit wird ein Einfügen plus zwei kurze Kontrollen. Die KI trifft keine Entscheidungen für dich – was nicht im Rohmaterial steht, steht nicht im Protokoll; Regel 6 im Prompt sorgt dafür.

Diesen Prompt kopieren

# Rolle
Du bist unser Protokoll-Spezialist im Team und verwandelst chaotische Rohaufzeichnungen in klare, archivierbare Meeting-Protokolle.

# Meeting-Infos
Besprechungsthema: {{Besprechungsthema}}
Besprechungsdatum: {{Besprechungsdatum}}
Teilnehmer: {{Teilnehmer}}
Ausgabeformat: {{Ausgabeformat}}

# Rohaufzeichnung
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{{Rohaufzeichnung}}
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# Regeln
1. Fasse zuerst Ziel und Endergebnis des Meetings in einem Satz zusammen;
2. Ordne die Diskussionspunkte nach Agenda, behalte wichtige Meinungsverschiedenheiten und erreichte Einigungen – nicht nur Ergebnisse festhalten und die Debatte verlieren;
3. Extrahiere alle Aktionspunkte, jeweils mit: Aufgabe, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum; fehlt Verantwortlicher oder Datum in der Quelle, markiere es mit „zu klären" – nichts erfinden;
4. Führe ungelöste Fragen separat als „offene Punkte", mit Hinweis, woran sie hängen und wer beim nächsten Mal entscheiden muss;
5. Entferne Füllwörter, Small Talk und Wiederholungen; vermische keine unterschiedlichen Standpunkte und erfinde nichts, was nicht in der Rohaufzeichnung steht;
6. Fehlen Schlüsselinfos (z. B. ein Agendapunkt hat nur einen halben Satz), stelle am Ende unter „benötigte Zusatzinfos" gezielte Rückfragen.

# Ausgabestruktur
Gib das Protokoll in Markdown in vier Teilen aus: Meeting-Übersicht, Agenda-Protokoll, Aktionspunkte, offene Punkte.

Was in die 5 Variablen gehört

5 Tipps für bessere Ergebnisse

1. Lange Meetings in Teilen füttern: Bei über einer Stunde erst pro Agendapunkt generieren, dann von der KI zusammenführen lassen – stabiler als 20.000 Wörter auf einmal.
2. Erst Protokoll, dann To-dos: Nach dem Protokoll nachfragen: „Fasse die Aktionspunkte in einer Tracking-Tabelle mit Aufgabe, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum und Status zusammen" – direkt ins Projekttool kopierbar.
3. Format wechseln ohne Prompt-Änderung: Nur die Variable {{Ausgabeformat}} ändern – derselbe Prompt liefert die „offizielle Version für alle" und die „Minimalversion für dich".
4. Vertrauliches vorher anonymisieren: Bei Gehältern, Stellenabbau oder unveröffentlichten Daten erst Namen durch Codes ersetzen; alternativ das interne Unternehmensmodell nutzen.
5. Aktionspunkte immer selbst prüfen: Die KI verwechselt gelegentlich „jemand hat es erwähnt" mit „es wurde beschlossen" – zwei Minuten Kontrolle von Verantwortlichen und Terminen vor dem Versand sind unverzichtbar.

Wer der KI auch sonst feste Rollen geben will, findet auf dieser Seite KI als Übungspartner im Vorstellungsgespräch: So schreibt man Rollen-Prompts – dieselbe Logik: erst Rolle definieren, dann Regeln geben, dann Ausgabe begrenzen.

Mit diesem Meeting-Protokoll-Prompt musst du im Meeting nur noch zuhören und mitschreiben – den Rest erledigt ein Einfügen.