Quand l'IA se trompe sur les noms dans les comptes rendus de réunion, l'étape de résumé n'est en général pas la fautive. Les erreurs sont plantées plus tôt : les noms sont mal entendus à la transcription, les propos sont attribués à la mauvaise personne lors de la séparation des locuteurs, et le résumé écrit ensuite ces erreurs dans le compte rendu comme des faits. Dépannez le long de cette chaîne, localisez l'étape qui a cassé, et réparez celle-là, au lieu de changer d'outil sur un coup de tête.
Première étape, la transcription : mal entendu, ou remplacé ?
Recherchez chaque nom faux du compte rendu dans la transcription brute. Si la transcription est déjà fausse, le problème est la transcription : les noms, les caractères rares et les prononciations accentuées sont exactement le point faible de la reconnaissance vocale, car ils sont rares dans les données courantes et le modèle préfère un homophone fréquent. Un nom de famille transformé en un autre plus courant, ou un nom de produit coupé en deux mots ordinaires, sont des cas classiques. Si la transcription est juste et que le compte rendu l'a changée, la faute est à la troisième étape. Trois aides fonctionnent ici : donner à l'avance à l'outil ou à la consigne la liste des participants, les noms de projets et les termes clés ; exiger que les noms gardent, à leur première mention, l'orthographe de la transcription ; et, pour les réunions importantes, remplacer globalement dans la transcription les mots souvent faux avant de résumer.
Deuxième étape, la séparation des locuteurs : qui l'a dit casse plus vite que ce qui a été dit
Les réunions à plusieurs cachent un type d'erreur plus dangereux : les mots sont parfaits, mais l'étiquette du locuteur est fausse, et l'engagement d'une personne est inscrit au nom d'une autre. C'est l'erreur la plus risquée d'un compte rendu, car les lecteurs la remarquent rarement, alors que les suivis et les responsabilités atterrissent ensuite au mauvais bureau. Elle survient quand les voix se ressemblent, que les gens se coupent la parole ou qu'une connexion à distance sonne mal. Remèdes : enregistrer si possible avec un micro par personne, ou un outil de réunion à pistes séparées ; passer une minute avant la réunion à relier locuteurs et noms si l'outil le permet ; et, après génération, réécouter toujours l'audio original pour toute attribution d'engagement, de chiffre ou d'échéance avant de transmettre le compte rendu.
Troisième étape, le résumé : l'incertain s'écrit au ton du certain
Le moindre bruit des deux premières étapes est amplifié une fois de plus ici. En rédigeant un compte rendu, un grand modèle tend à compléter les références vagues en noms précis, parce que le genre exige une prose qui semble complète et fluide ; il préfère deviner plutôt qu'admettre un passage peu clair. Fixez des règles pour cette étape : écrire dans la consigne que les noms, chiffres et dates incertains doivent garder la formulation de la transcription ou être marqués à confirmer, jamais complétés en silence. Puis relisez à rebours : vérifiez chaque nom du compte rendu contre la liste des noms de la transcription, et traquez chacun de ceux qui sont en trop ou différents.
Un ordre de vérification après réunion, utilisable tel quel
- D'abord les personnes : chaque nom du compte rendu figure-t-il sur la liste des participants, avec une orthographe cohérente ?
- Ensuite l'attribution : pour les phrases portant engagement, objection ou responsabilité, le locuteur est-il le bon ? En cas de doute, réécoutez ce passage.
- Ensuite les chiffres : montants, dates et ratios, vérifiés un par un contre la transcription ou l'audio.
- Enfin les absences : quelqu'un qui n'a jamais parlé apparaît dans le compte rendu, ou un gros locuteur disparaît entièrement ; les deux signalent une faute de séparation.
Dans cet ordre, une réunion d'une heure se vérifie en général en cinq minutes. Au bout du compte, les noms faux ne sont le brevet d'aucun fournisseur : ce sont des erreurs que la transcription, la séparation et le résumé introduisent chacun dans la chaîne. Une routine de vérification fixe bat un changement d'outil.
