Fathom, Otter und Fireflies machen alle dasselbe: Sie schicken einen Bot ins Meeting, der aufnimmt, transkribiert, eine Zusammenfassung schreibt und Aufgaben auflistet. Zuerst die Vorauswahl: Wer Meetings einfach kostenlos mitschreiben will, nimmt Fathom. Wer während des Meetings Live-Untertitel sehen und direkt mitarbeiten will, nimmt Otter. Wer Meetings führt, um Vertriebschancen nachzuverfolgen und die Notizen ins CRM zu schreiben, nimmt Fireflies.
Erst die kostenlosen Kontingente prüfen, bevor sie Mitte des Monats ausgehen
Fathom kostenlos: Aufnahmen, Transkription und Speicher ohne Limit, ausführliche KI-Zusammenfassungen fünfmal im Monat; Premium kostet 16 US-Dollar im Monat (Jahresabo). Otter kostenlos: 300 Minuten im Monat, maximal 30 Minuten pro Meeting; Pro kostet 8,33 US-Dollar im Monat (Jahresabo) und bietet 1.200 Minuten im Monat. Fireflies kostenlos: Transkription ohne Limit, Speicher begrenzt auf 400 Minuten (für das ganze Team gemeinsam); Pro kostet 10 US-Dollar pro Person und Monat (Jahresabo). Alle drei lassen sich kostenlos ausprobieren, der Unterschied liegt darin, wo die Decke sitzt: Bei Fathom bei der Zahl der ausführlichen Zusammenfassungen, bei Otter bei der Länge eines einzelnen Meetings, bei Fireflies beim Teamspeicher.
Drei Nutzertypen sollten nicht dasselbe Tool nehmen
Neben den kostenlosen Kontingenten entscheiden zwei Dinge. Erstens die Sprache: Fireflies unterstützt über 100 Sprachen, Otter listet nur sechs. Internationale Teams sollten zuerst prüfen, ob ihre Sprache dabei ist. Zweitens, wohin die Notizen danach gehen: Fireflies kann Notizen und Gesprächszeitanalysen mit Salesforce und HubSpot synchronisieren, sodass Vertriebsnachbesprechungen nichts doppelt übertragen müssen. Fathom liefert saubere Zusammenfassungen und gute Schnitte und Suche, ideal, um Meetinginhalte direkt in Aufgaben zu verwandeln. Otters Stärke liegt im Meeting selbst: Live-Untertitel und KI-Fragen während des Meetings gibt es bei den anderen beiden nicht, und für persönliche Meetings lässt sich auch die Handy-App zum Aufnehmen nutzen.
Für wen sie nicht taugen, und was vor dem Meeting geklärt sein muss
Die kostenlose Version von Otter taugt nicht für einstündige Meetings, sie bricht nach 30 Minuten ab. Die kostenlose Version von Fireflies taugt nicht als Langzeitarchiv für ein ganzes Team, bei 400 Minuten ist der Speicher voll und muss geleert werden. Die kostenlose Version von Fathom taugt nicht für alle, die jeden Monat viele ausführliche Zusammenfassungen brauchen, fünf Stück sind schnell aufgebraucht. Und eine Sache gilt für alle drei: Die Aufnahme muss den Teilnehmenden vorher bekannt sein. Im August 2026 ließ ein US-Gericht Sammelklagen gegen Otter wegen Einwilligung in Aufnahmen zu, das Compliance-Risiko ist real. Vertrauliche Meetings gehören in keines der drei Tools, alle drei speichern Aufnahmen in der Cloud.
