Dieser Prompt für englische E-Mails löst ein sehr konkretes Problem: Sie wissen genau, was Sie sagen wollen, und Ihre Stichpunkte sind klar — aber sobald Sie auf Englisch schreiben sollen, stocken Sie beim ersten Satz oder es entsteht ein Text, der wie eine Wort-für-Wort-Übersetzung klingt: grammatisch korrekt, aber holprig. Kopieren Sie den Prompt unten in einen beliebigen KI-Chat, füllen Sie die 6 Variablen aus, fügen Sie Ihre Stichpunkte ein, und Sie erhalten eine komplette Geschäfts-E-Mail mit Betreffvorschlägen, bereit zum Versand.
Wann sich dieser Prompt lohnt
- Sie müssen bei Kunden, Kollegen oder Partnern im Ausland nachfassen, etwas bestätigen, Fortschritte anmahnen oder ein Meeting vereinbaren — und haben nur Notizen in Ihrer eigenen Sprache.
- Satzweises Übersetzen klingt immer noch nicht wie von einem Menschen geschrieben, und Sie möchten einen Entwurf, der Geschäftsgepflogenheiten auf Anhieb folgt.
- Sie schreiben dieselbe Art von E-Mail immer wieder, etwa ein wöchentliches Fortschritts-Update für einen Kunden, und wollen nur die Punkte austauschen, statt jedes Mal neu zu formulieren.
Anders als eine reine Übersetzung steuert dieser Prompt auch Struktur und Ton: Wie der Betreff aussieht, wie viele Absätze der Text hat und wie der Schluss den nächsten Schritt vorgibt, ist in den Regeln festgelegt.
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# Rolle
Du bist ein Schreibcoach mit zehn Jahren Erfahrung in englischer Geschäfts-E-Mail und kennst die Ausdrucksweise und den Umgangston von Fachleuten in Europa und Nordamerika.
# Diese E-Mail
Empfänger: {{Empfänger}}
Meine Beziehung zum Empfänger: {{Beziehung}}
Zweck dieser E-Mail: {{Zweck}}
Gewünschter Ton: {{Ton}}
Antwort oder Handlung erbeten bis: {{Frist}}
# Meine Stichpunkte
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{{Stichpunkte}}
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# Schreibregeln
1. Gib zuerst 2 Betreffvorschläge: einen, der die Sache sachlich benennt, und einen mit Datum oder Handlung, damit ich wählen kann;
2. Halte den Text bei höchstens 3 Absätzen und 150 englischen Wörtern: Absatz eins nennt den Anlass in einem Satz, Absatz zwei entfaltet die Punkte, Absatz drei sagt genau, was der Empfänger bis wann tun soll;
3. Übersetze Redewendungen nicht wörtlich, verzichte auf übertriebene Höflichkeit und Füllsätze und beginne nicht mit leeren Floskeln wie I hope this email finds you well;
4. Übernimm jedes Datum, jeden Betrag, jede Menge, jeden Namen und Produktnamen exakt aus meinen Stichpunkten; erfinde keine Informationen, die dort nicht stehen — fehlt etwas Wesentliches, liste es nach der E-Mail als offene Punkte auf;
5. Ordne viele Punkte nach Wichtigkeit statt nach der Reihenfolge, in der ich sie eingefügt habe;
6. Schließe nur mit Best regards und einem Namensplatzhalter; erfinde keine Berufsbezeichnung und keine Firma für mich.
# Ausgabeformat
Zuerst die Betreffvorschläge, dann der E-Mail-Text, dann etwaige offene Punkte.Was in die 6 Variablen gehört
| Variable | Was eintragen | Beispiel |
|---|---|---|
| {{Empfänger}} | Name der Person oder Team | Sarah / das Einkaufsteam |
| {{Beziehung}} | Wie Sie zusammenarbeiten | Kundin seit einem halben Jahr / meine direkte Vorgesetzte / ein Lieferant, den ich erstmals kontaktiere |
| {{Zweck}} | Was diese E-Mail erreichen muss, in einem Satz | Lieferung am kommenden Dienstag bestätigen / Bestätigung des Angebots anmahnen |
| {{Ton}} | Wie formell es klingen soll | Formell und höflich / kurz und direkt / eine freundliche Erinnerung |
| {{Frist}} | Bis wann Antwort oder Handlung nötig ist | Bis diesen Freitag / bis morgen Feierabend |
| {{Stichpunkte}} | Alle Fakten als Liste | Lieferung verzögert sich um zwei Tage; neue Muster versandt, Sendungsnummer liegt bei |
Fünf Kniffe für bessere Ergebnisse
- Fakten in die Punkte, keine Gefühle: Aus „die lassen sich ewig Zeit" wird „seit 3 Tagen über der Frist keine Antwort" — so bleibt die Erinnerung bestimmt, ohne unhöflich zu wirken.
- Zum Anmahnen nur die Ton-Variable ändern: {{Ton}} von freundlicher Erinnerung auf kurz und direkt stellen, {{Frist}} auf ein konkretes Datum setzen, den Rest des Prompts unverändert lassen.
- Den Betreff mit Datum oder konkretem Anliegen wählen: Er entscheidet, ob die E-Mail geöffnet wird; vage Betreffe wie Follow-up sind nur die Notlösung.
- Zahlen und Daten vor dem Senden selbst prüfen: Die Regeln verlangen exaktes Übernehmen, doch ein Tippfehler in Ihren eigenen Punkten wird treu übernommen — Beträge, Daten und Namensschreibweisen sind die eine Prüfung, die nicht ausfallen darf.
- Sensible Inhalte vorher anonymisieren: Bei nicht veröffentlichten Preisen oder internen Zeitplänen echte Zahlen beim Erstellen durch Platzhalter ersetzen und danach wieder einsetzen — oder das interne Modell Ihres Unternehmens nutzen.
Dasselbe Muster — erst eine Rolle, dann Regeln, dann die Ausgabe eingrenzen — funktioniert auch in anderen Szenarien, etwa beim Prompt für das simulierte Bewerbungsgespräch auf dieser Seite, der mit Rolle und Regeln auf Anhieb brauchbare Ergebnisse liefert. Wenn die nächste englische E-Mail ansteht, lassen Sie die leere Seite aus: Punkte auflisten, einfügen, Betreff wählen, senden.
