Bei KI-Protokoll-Tools geht es nicht darum, ob sie aufnehmen können, sondern darum, wer nach dem Meeting die Aufbereitung übernimmt. Bevor du wählst, beantworte zwei Fragen: Wie viele Meetings hast du pro Woche, und sind die Notizen für dich selbst oder zum Verteilen und Nachverfolgen von Aufgaben? Unterschiedliche Antworten, unterschiedliche Tools.
Erst nach Meeting-Häufigkeit sortieren: drei Typen, drei verschiedene Bedürfnisse
Ein bis zwei Meetings pro Woche: gelegentlich aufnehmen, transkribieren, eine Zusammenfassung der Kernpunkte — das reicht. Das kostenlose Kontingent genügt, Web- oder App-Version bei Bedarf öffnen. Den ganzen Tag in Meetings: Manuelles Aufnehmen und Hochladen geht irgendwann schief; entscheidend sind Kalender-Integration, automatisches Beitreten, durchgehende Aufzeichnung, automatische Archivierung und meetingübergreifende Suche. Wer Protokolle verteilt und Aufgaben verfolgt: Ein reines Transkript reicht nicht — ob To-dos automatisch extrahiert, zugewiesen und ins Task-System überführt werden, ist das Auswahlkriterium.
Vier Tools im Vergleich: Transkription, Zusammenfassung und To-dos in einer Tabelle
| Tool | Passt zu | Transkription | Zusammenfassung & To-dos | Kosten |
|---|---|---|---|---|
| Feishu Minutes | Alle, deren Firma mit Feishu arbeitet | Echtzeit-Transkription im Meeting, Chinesisch/Englisch/Japanisch | Visualisierte Protokolle, To-dos per Klick als Feishu-Tasks mit Wissensdatenbank-Anbindung | Im Feishu-Konto enthalten |
| Tongyi Tingwu | Einzelpersonen mit gelegentlichem Bedarf | Echtzeit-Aufnahme per Web oder App, auch Audio-Upload; Chinesisch/Japanisch/Englisch/Kantonesisch, Sprechererkennung per Stimmabdruck | Kapitelübersicht, Gesamtzusammenfassung, To-do-Liste | Kostenlos |
| Otter | Remote-Teams mit englischen Meetings | OtterPilot tritt per Kalender automatisch Zoom-, Meet- und Teams-Calls bei | Automatische Zusammenfassungen, Action-Item-Extraktion, meetingübergreifende Suche | Gratis-Tarif: 300 Min./Monat, max. 30 Min. pro Sitzung |
| Notion AI | Alle, deren Notizen ohnehin in Notion liegen | Keine eigenständige Aufnahme/Transkription, Text muss importiert werden | Zusammenfassen, To-dos extrahieren und suchen direkt in den Notizen | In Notion-Abo enthalten |
Wer kann welches Tool überspringen
Feishu Minutes: Wenn die Firma kein Feishu nutzt, nicht erzwingen — Aufgabenfluss, Wissensdatenbank-Archivierung und meetingübergreifende Fragen funktionieren nur im Feishu-Ökosystem; allein ist es eine gewöhnliche Transkriptions-App. Tongyi Tingwu: Wer automatisches Beitreten erwartet, kann es überspringen — Aufnahme oder Upload müssen manuell gestartet werden, kein Kalender-Auto-Join. Otter: Für rein chinesische Meetings ungeeignet — die chinesische Transkription liegt hinter heimischen Tools, und 30 Minuten pro Sitzung im Gratis-Tarif fassen keine langen Meetings. Notion AI: Wer „automatisch mitschreiben während des Meetings" will, ist hier falsch — keine Aufnahme, keine Live-Transkription, nur eine Verarbeitungsebene für Textprotokolle; das Transkript muss selbst importiert werden.
Drei Fallen vor der Entscheidung
Erstens: Gratis-Kontingente haben doppelte Obergrenzen — Monatsgesamt und Limit pro Sitzung prüfen; ein 90-minütiges Review darf nicht mittendrin abbrechen. Zweitens: Bei vertraulichen Meetings den Datenverbleib prüfen — compliance-strenge Teams nutzen bevorzugt das firmenweit lizenzierte Office-Paket und laden keine Kunden-Calls auf private Gratis-Konten. Drittens: Transkription ist nicht hundertprozentig genau — wichtige Entscheidungen und Zahlen nach dem Meeting in zwei Minuten mit der Aufnahme abgleichen.
F: Funktionieren die Tools auch für Offline-Meetings oder Diktiergerät-Aufnahmen?
A: Ja. Tongyi Tingwu akzeptiert hochgeladene Audiodateien; Otter importiert ebenfalls Aufnahmen, aber der Gratis-Tarif erlaubt nur 3 Importe insgesamt; Feishu Minutes ist auf Live-Aufzeichnung in Feishu-Meetings ausgelegt — Upload-Support für Offline-Audio vorher prüfen.
F: Lassen sich To-dos automatisch mit meiner Task-App synchronisieren?
A: Kommt aufs Ökosystem an. Feishu Minutes verwandelt To-dos per Klick in zugewiesene Feishu-Tasks; Otter synchronisiert mit einigen CRM- und Task-Tools; Tongyi Tingwu und Notion AI erzeugen eher To-do-Listen — der Weg in externe Systeme führt über Copy-Paste oder API.
Die Meeting-Häufigkeit entscheidet, was „Automatisierung" kosten darf; wohin die Protokolle gehen, entscheidet, ob sich ein Tool lohnt — in dieser Reihenfolge gewählt, liegt man selten daneben.
