Der häufigste Grund, warum ein Prompt zur Tabellenanalyse scheitert, ist nicht, dass die KI nicht rechnen kann, sondern dass die Frage zu vage ist. Wer eine Verkaufs- oder Ausgabentabelle einfügt und nur „analysiere das" schreibt, bekommt meist nur die Spaltenüberschriften zurück. Der Prompt unten fragt anders: Er legt zuerst das Analyseziel fest, gibt die Reihenfolge der Ausgabe vor und zwingt die KI, nur Zahlen zu verwenden, die wirklich in der Tabelle stehen. Kopieren und sofort loslegen.
Für welche Tabellen er passt
Monatliche Verkaufstabellen, Spesenabrechnungen, Bestandstabellen und Auswertungen von Nutzerfeedback passen alle, solange die Tabelle klare Zahlenspalten wie Beträge, Mengen oder Anteile enthält. Reine Textnotizen oder Listen ohne Zahlen passen nicht: Die KI kann dann nur das Format ordnen, aber keine Analyse liefern.
Der Prompt zum Kopieren
Du bist ein Datenanalyst. Analysiere die folgende Tabelle: Nenne zuerst die Schlussfolgerung und lege dann die Belege dar.
Tabellendaten:
[Tabelleninhalt hier einfügen]
Analyseziel: [zum Beispiel: herausfinden, warum der Umsatz in diesem Monat gefallen ist]
Gib die Ausgabe in dieser Reihenfolge aus:
1. Kernschlussfolgerung: Nenne die wichtigste Veränderung in einem Satz.
2. Schlüsselzahlen: Liste die 3 Zahlen mit der größten Veränderung auf und gib die Vergleichsbasis an (im Vergleich zum Vormonat, zum Vorjahresmonat oder als Anteil).
3. Ausreißer: Weise auf Zeilen oder Spalten hin, die vom normalen Bereich abweichen, und gib an, wie stark sie abweichen.
4. Mögliche Ursachen: Nenne nur Ursachen, die die Tabelle selbst stützt, und kennzeichne Vermutungen als Vermutungen.
5. Nächste Schritte: Gib 2 Maßnahmen an, die direkt umgesetzt werden können.
Anforderung: Erfinde keine Zahlen, die nicht in der Tabelle stehen. Wenn sich eine Kennzahl nicht berechnen lässt, sage das und nenne das fehlende Feld.So werden die Variablen ausgefüllt
| Variable | Was einzutragen ist | Beispiel |
|---|---|---|
| [Tabelleninhalt hier einfügen] | Die ganze Tabelle oder gefilterte Zeilen und Spalten, mit Überschriften | Umsatz nach Kanälen, Januar bis September |
| [Analyseziel] | Die eine Frage, die wirklich beantwortet werden soll | Herausfinden, warum der Umsatz in diesem Monat gefallen ist |
| Zeitraum (optional) | Ein Satz nach dem Ziel, der den Umfang eingrenzt | Nur Daten des dritten Quartals betrachten |
Drei Wege, eine Tabelle einzufügen
- In der Tabellenanwendung einen Bereich markieren und direkt in den Chat kopieren: Das Format bleibt meist erhalten.
- Ist die Tabelle groß, zuerst als CSV exportieren, dann einfügen und Spalten streichen, die mit der Analyse nichts zu tun haben, um Rauschen zu verringern.
- Sind Spaltennamen Abkürzungen oder interne Codes, vor dem Prompt einen Satz zur Erklärung ergänzen, zum Beispiel „GMV bedeutet Bruttowarenwert", damit die KI nicht raten muss.
Vier Anpassungen für genauere Ergebnisse
- Vergleichsbasis festschreiben: Vormonatsvergleich, Vorjahresvergleich oder Anteil ins Ziel schreiben, dann springt die KI nicht mehr zwischen den Basen hin und her.
- Erst den Umfang, dann die Details: Wer nur Ausreißer will, behält die Punkte 1 und 3 und streicht den Rest, und die Antwort bleibt fokussiert.
- Jede Zahl prüfen: Die Schlüsselzahlen der KI mit der Originaltabelle abgleichen, vor allem Summenzeilen und Anteile, wo Fehler am häufigsten sind.
- Ein Ziel pro Anfrage: Wer gleichzeitig nach der Ursache eines Rückgangs, nach Wachstumschancen und nach der Prognose für nächstes Jahr fragt, bekommt drei dünne Antworten. Besser getrennt fragen.
Drei Fallen, die es zu vermeiden gilt
- Verbundene Zellen und mehrzeilige Überschriften lassen die KI Zeilen- und Spaltenbeziehungen falsch lesen. Vor dem Einfügen die Verbindung lösen und die Überschriften vervollständigen.
- Ziele wie „analysiere das" oder „so ausführlich wie möglich" überlassen der KI die gesamte Beurteilung, und die Ausgabe wird zwangsläufig vage.
- Ursachen, die die KI als Vermutung kennzeichnet, dürfen nicht direkt als Schlussfolgerung verwendet werden. Vor der Umsetzung mit der tatsächlichen Geschäftslage abgleichen.
