Ein Meeting-Protokoll-Prompt übernimmt den mühsamsten und streitanfälligsten Schritt nach dem Meeting: Zwei Stunden danach beginnt die Erinnerung daran, was eigentlich beschlossen wurde, auseinanderzudriften, und ein Protokoll aus dem Gedächtnis lässt garantiert offen, wer was bis wann zugesagt hat. Kopieren Sie den Prompt unten, fügen Sie Ihre Notizen oder das Transkript der Aufnahme ein, ergänzen Sie die Meeting-Daten, und die KI trennt bestätigte Beschlüsse, Aufgaben mit Zuständigen und Fristen heraus und markiert zusätzlich die Stellen, an denen die Notizen zu dünn sind und bei den Sprechenden nachgefragt werden muss. Kopieren und absenden.
Wann dieser Prompt passt
Er eignet sich für Wochenmeetings, Projekt-Jour-fixes und Reviews, in denen Diskussion und Aufgabenverteilung sich mischen, sowie für Eins-zu-eins-Gespräche, in denen mündliche Absprachen schriftlich werden sollen. Kennen Sie zuerst die Grenzen: Die KI arbeitet nur mit dem, was Sie einfügen; was im Meeting unklar blieb oder in den Notizen fehlt, fragt sie nicht stellvertretend bei den Sprechenden nach. Protokolle zu Personal-, Gehalts- oder Rechtsthemen dürfen in der offiziellen Fassung nicht ungeprüft raus. Und wenn das ganze Meeting nur über die Richtung stritt und nichts beschloss, lassen Sie es keine Aufgaben erfinden — Sie erhalten nur hohle Einträge. Für solche Meetings passt eher eine Liste der "strittigen Punkte".
Der Prompt, kopierfertig
Du bist ein Assistent für Meeting-Protokolle. Arbeite nur mit den Meeting-Notizen, die ich einfüge. Ergänze nichts, was dort nicht vorkam.
Meeting-Daten: {{meeting_daten}}
Meeting-Notizen: {{meeting_notizen}}
Regeln:
1. Gib drei Blöcke aus: bestätigte Beschlüsse, Aufgaben, Klärungsbedarf. Beschlüsse enthalten nur, was in den Notizen klar vereinbart wurde; notiere jeweils, wer es vorschlug und wer ausdrücklich zustimmte.
2. Jede Aufgabe muss ausführbar sein: mit einem Verb beginnen und das Ergebnis benennen; nenne die zuständige Person, so wie sie in den Notizen steht. Wo niemand benannt wurde, schreibe "noch zu bestimmen" und sammle diese am Ende als Erinnerung zur Klärung.
3. Schreibe Fristen so, wie sie in den Notizen stehen. Vage Angaben wie "so bald wie möglich" oder "bis nächste Woche" bleiben im Originalwortlaut; rechne sie nicht in konkrete Daten um.
4. Führe den Klärungsbedarf gesondert auf: Unklarheiten, fehlende Zahlen und widersprüchliche Aussagen in den Notizen, einzeln, mit dem Hinweis, wer das jeweils klären soll.
5. Schließe mit einer Zusammenfassung des Meetings in unter 100 Wörtern: was gelöst wurde und was noch offen ist.So füllen Sie die Variablen
- Meeting-Daten: eine Zeile Kontext, zum Beispiel "Produkt-Wochenmeeting, 23. Oktober, 6 Teilnehmende". Diese Zeile legt Ton und Detailgrad des Protokolls fest; ohne sie geraten Zuständige und Prioritäten ins Schwimmen.
- Meeting-Notizen: Transkript, Stichwortnotizen oder relevanter Chatverlauf — je roher, desto besser. Wenn das Transkript Namen durch gleich klingende falsche ersetzt hat, korrigieren Sie sie vor dem Einfügen in einem Durchgang, sonst landen Zuständigkeiten bei den falschen Personen.
Vor dem Absenden: diese zwei Prüfungen
Erstens: Prüfen Sie Zuständige und Fristen jeder Aufgabe einzeln. Alles, was die KI mit "noch zu bestimmen" markiert hat, klären Sie sofort im Gruppenchat oder per Direktnachricht — lassen Sie es nicht über Nacht hängen. Zweitens: Prüfen Sie, ob Beschlüsse von der KI "aufgehübscht" wurden. Verfolgen Sie jeden Beschluss zum exakten Wortlaut in den Notizen zurück; was dort nur "mal erwähnt" wurde, ohne dass jemand ausdrücklich zustimmte, gehört in den Klärungsbedarf, nicht zu den Beschlüssen. Sind beide Prüfungen bestanden, kann das Protokoll raus. Wenn das nächste Meeting den Stand der letzten Aufgaben Revue passieren lassen soll, jagen Sie dieses Protokoll durch den Projekt-Retrospektive-Prompt: Prozessnotizen einfügen, Lücken, Ursachen und nächste Schritte erhalten für eine Umsetzungs-Retrospektive.
